Este es el tablero inicial de OnTime, en el cual aparecerán gráficos de las citas realizadas, así como la información de la empresa en general.

En el apartado configuración se llenarán todos los datos de la empresa antes de empezar a utilizar el sistema OnTime, es importante que se anexe toda la información para el correcto funcionamiento de la plataforma.

Al acceder a este apartado encontraremos los siguientes iconos:

1. Empresa

Dentro de este apartado debemos llenar la información básica sobre la empresa.

Información necesaria para cada campo:

• Nombre. Ingresar el nombre de la empresa.
• Correo empresarial. Ingresar el correo de la empresa.
• Categoría. Aquí se selecciona la categoría a la que la empresa pertenezca.
• Contacto empresarial.  Nombre de la persona encargada de la administración.
• Teléfono oficina. Ingresa el número telefónico principal de la oficina o local de la empresa.
• Teléfono celular. Ingresa el número de celular de la persona encargada de la administración.
• Descripción. Escribir una breve descripción sobre la empresa, sobre quien son, que hacen, etc., tomar en cuenta esta información será visible para el cliente.
• Imagen. Aquí se puede cambiar la foto de perfil, haciendo en browser donde podrás cargar o seleccionar tu imagen. Es recomendable poner una foto de su negocio o del logo. (Esta imagen es la que se verá en la aplicación para los usuarios)
• Duración mínima estimada de la cita. En este apartado deberás elegir los intervalos de tiempo para cada cita, es decir cada cuanto tiempo podrán agendarte una cita. Es recomendable dejar 10 minutos debido a que así puedes poner de manera más exacta la duración de los servicios.
• Dirección.  Ingresar la dirección donde se encuentra el establecimiento.
• Código Postal. Ingresar el código postal de la dirección previa. 
• Ingresar “País” “Estado” “Ciudad” donde se ubica la empresa.
• Buscar: Con este botón podrás marcar la ubicación de tu empresa dentro de Google maps.
• Tarjeta de débito o crédito. Redactar el número de tarjeta con la cual se realizará el pago del servicio de Ontime, así como su Código de referencia. (El pago no se genera en automático por lo cual deberá realizarlo de manera manual).
• Razón social. El nombre completo bajo el que está registrada la empresa.
• RFC. El número de registro federal de contribuyentes de tu empresa o personal dependiendo si tu empresa es persona moral o física, respectivamente.
• Dirección fiscal. La dirección que se tenga registrada de la empresa. Los dos últimos datos son necesarios en caso de requerir facturación por el pago del servicio.

Después de hacer cualquier tipo de cambio en esta sección es necesario hacer clic sobre el botón “Actualizar información”.

2. Categorías

Aquí crearemos las categorías o tipos de servicios que ofrecemos en nuestra empresa (ej. Masajes, farmacia, cirugías).

Para crear una categoría nueva basta con ingresar el “Nombre” de la misma y después hacer clic en el botón “Guardar” para completar el proceso de registro.

Las categorías que hayamos creado se verán reflejados en la parte inferior, mismo que podremos cambiar con el icono debajo de “Editar” o eliminar las categorías con el icono debajo de “Eliminar”.

3. Servicios

En esta sección podremos crear los servicios específicos que realiza nuestra empresa, estos se basan en las categorías. Tenemos que asegurarnos de haber creado las categorías correctamente, de lo contrario no podremos crear servicios.

Tenemos que llenar los siguientes campos para crear un servicio:

• Nombre. Ingresar el nombre del servicio (Masaje Linfático).
• Descripción. Describir brevemente que es el servicio y que se hace. 
• Categoría. Seleccionar una de las categorías previamente creadas (Siguiendo con el ejemplo anterior se seleccionaría la categoría de masajes).
• Precio. Asignar el precio de venta que se cobra por el servicio.
• Duración. Ingresar la duración estimada del servicio la cual irá conforme a la duración estimada de la cita, en este ejemplo aparecerán lapsos de 10 minutos, por lo tanto deberás seleccionar cuanto tiempo dura dicho servicio.
• Para terminar el proceso de registro de un servicio es necesario hacer clic sobre “Guardar”.

Los servicios que hayamos creado se verán reflejados en la parte inferior, mismos que podremos cambiar presionando el botón de “Editar” o eliminar los servicios con el icono de “Eliminar”.

4. Puesto de trabajo.

Esta sección nos sirve para crear puestos de trabajo dentro de nuestra empresa.  Aquí es en donde se agregan cada uno de los puestos que se desempeñan en la empresa, es recomendable que solo se añadan aquellos que están disponibles para realizar un servicio por ejemplo masajista, enfermero, lashista, etc.

Para crear los puestos de trabajo tenemos que llenas los siguientes campos.

• Nombre. Ingresar el nombre del puesto de trabajo (ej. Cirujano, enfermera, masajista).
• Descripción. Describir brevemente el cargo y las labores que se realizan en el puesto.
• Para terminar el proceso de registro de un puesto de trabajo es necesario hacer clic sobre “Guardar”.

Los puestos de trabajo que hayamos creado se verán reflejados en la parte inferior, mismo que podremos cambiar presionando el botón “Editar” o eliminar los puestos de trabajo con el icono debajo de “Eliminar”. 

Aquí es donde se crean y se gestiona las diferentes sucursales o sucursal única con la que cuenta tu negocio. 

Para empezar a crear nuestras sucursales tenemos que hacer clic sobre el botón “Agregar sucursal”, esto nos abrirá una nueva ventana para llenar los datos correspondientes.

• Cargar información. Esta función sirve para cargar la información que fue descrita en la parte de configuración. Por lo tanto, en caso de que la información coincida seleccione el botón “Cargar información” para que se realice el respaldo.
• Zona horaria. En este apartado aparecen los tipos de zona horaria existente, por lo cual deberá seleccionar la que es correspondiente según donde habite.
• Sucursal. Ingresar el nombre designado para esa sucursal.
• Administrador, Ingresar el nombre de la persona encargada del establecimiento o de la persona que Administrará dicha sucursal para poder tener acceso a las notificaciones de las citas de la sucursal.
• Ingresar “País” “Estado” “Ciudad” de donde se encuentra dicha sucursal.
• Dirección. Ingresar la dirección donde se encuentra la sucursal.
• Código Postal. Ingresar el código postal de la dirección previa.
• Teléfono. Ingresar el número telefónico de dicha sucursal.
• Teléfono 2. Ingresar un segundo número telefónico de la sucursal que sirva como respaldo, este puede ser otro teléfono que tenga el lugar o el celular de algún empleado.

Una vez hayamos ingresado toda la información necesaria debemos hacer clic sobre el botón “Guardar” para terminar el proceso de creación de una sucursal.

En este aparado aparecerán desglosados los pagos que se hayan realizado sobre el sistema, estos dependerán del paquete que se haya seleccionado en cada una de las sucursales.

Aparecen dos botones como se puede observar:

• Search: el cual funciona para buscar algún pago en específico.
• Realizar pago: Este abrirá una pantalla donde se deberán llenar los siguientes datos, relacionados al pago.

A continuación, se en listan los aspectos que requieren ser capturados para realizar el pago de manera correcta:

• Nombre de la persona: Se deberá colocar el nombre que aparece en la tarjeta
• Tarjeta de crédito: Ingresar correctamente los dígitos marcados en la tarjeta
• Cambia tarjeta: En caso de querer hacer una modificación sobre la tarjeta, presionar el botón que aparece debajo del texto “cambiar tarjeta”.
• Año de expiración: indicar el año exactamente como aparece en la tarjeta
• Mes de expiración: indicar el mes exactamente como aparece en la tarjeta.
• CVC:
• Plan: OnTime cuenta con diferentes paquetes, por lo cual se deberá seleccionar aquella opción que se desea adquirir.
• Seleccionar el tiempo de pago: Puede ser anual o mensual.
• Seleccionar sucursal: Una vez indicado el tiempo a pagar, se deberá seleccionar la sucursal para la cual quieres realizar el pago, en caso de tener más de 1 seleccionar la correspondiente.
• Descuento: OnTime ofrece un 20% de descuento al realizar tu pago anual, por lo tanto de ser esa tu elección, en la parte superior derecha aparecerá la cantidad correspondiente al descuento.
• Monto total a pagar: Una vez seleccionada la sucursal y el tiempo de pago, en la parte inferior derecha aparecerá la cantidad correspondiente para realizar el pago.
• Realizar pago; Una vez llenado la información anterior presionar el botón realizar pago.

Dentro del perfil encontrarás el siguiente menú

1. Fotografía. En esta parte se puede visualizar la fotografía del perfil de la cuenta.
2. Usuario: Aparece el nombre del usuario de la cuenta.
3. Perfil.  Dentro de este punto podemos ingresar a información personal de la cuenta, así como poder actualizarla. Al hacer clic en perfil encontraremos los siguientes Iconos:

3.1 Información personal. Podrás modificar tu información personal, así como adjuntar una imagen nueva a tu perfil, una vez realizada cualquier modificación deberás presionar el botón “guardar” para poder registrar los cambios tal como se visualiza en la imagen anterior.

3.2 Cambiar contraseña. Aquí podremos cambiar su contraseña de acceso, solo se debe ingresar la contraseña que se tiene actualmente y una nueva, posteriormente dar clic al botón guardar para actualizar la información.

4. Salir. Funciona para cerrar sesión en el sistema.

Al ingresar a tu sucursal encontrarás información sobre tu sucursal, tal como cantidad de empleados, clientes, ganancias y gráficos de las citas realizadas y canceladas.

 De lado derecho la imagen del perfil, así como el nombre de la sucursal que se está abriendo. De igual manera se muestra el botón de regresar cuya finalidad es regresarte a visualizar todas tus sucursales.

1. Sucursal

Para poder realizar un cambio de la información de la sucursal se debe ingresar al perfil de la sucursal, al entrar a aquí encontremos los siguientes iconos.

1.1 Información de la empresa: En esta parte encontrarás la información general de la empresa tal como se muestra a continuación

1.2 Servicios

Las categorías y servicios que fueron añadidos en la configuración general de la cuenta deberán pasarse a la sucursal.

Podrás dar de alta aquellos servicios que se realicen en esa sucursal, lo único que debes hacer, es seleccionar la categoría y el servicio que deseas añadir.

Cada categoría tiene cierta cantidad de servicios, en caso de querer añadir todos los servicios que incluye una categoría, solo deberás seleccionar la categoría y presionar el botón agregar, logrando de esta manera que todos los servicios se añadan a tu sucursal.

En caso de querer eliminar algún servicio de la sucursal, solamente deberás presionar el botón eliminar.

1.3 Horarios de trabajo.

En esta parte podrás establecer el horario de la sucursal por día, de lunes a domingo. En caso de tener el mismo horario todos los días podrás seleccionar el del primer día y posteriormente presionar el botón aplicar a todo. No olvides presionar el botón actualizar, para guardar toda la información registrada.

1.4 Tiempo libre.

Dentro de tiempo libre podrás marcar aquellos días en los que la sucursal no labore y vaya a permanecer cerrada.

Puedes añadir tiempo libre por días u horas según sea el caso, esto en dado caso de que la sucursal tuviera que cerrar más temprano por cualquiera que sea la razón.

La finalidad del tiempo libre es que los clientes no puedan agendar una cita contigo en ese horario o fecha específica.

• Agenda

 Esta parte nos muestra la interfaz inicial, donde aparecerán las citas proximas a realizar.En la parte superior derecha aparecen los botones “Historial de citas” en donde aparecen todas las citas canceladas y realizadas y el botón “todas las citas” en el cual se muestran las citas pendientes de confirmar y confirmadas.

Dentro de la agenda, podremos crear nuevas citas, así como visualizar todas aquellas que se han realizado dentro de la sucursal.

• Agenda de empleado:

en la parte superior aparecerán los nombres de los empleados con su fotografía, al presionar su foto se desplegarán en la pantalla las citas agendadas para ese empleado en específico.

• Calendario

Aquí podrás observar de manera más organizada tus citas, podrás visualizar el calendario por mesa, semana y por día.

• ¿Cómo crear una cita desde el sistema?

Para crear una cita desde el sistema, deberás presionar el botón “crear cita”. Una vez presionado se abrirá la siguiente pestaña, la cual deberás llenar con los siguientes campos.

1. Seleccionar un cliente: podrás elegir aquellos clientes que tengas registrados en el sistema, si es un cliente nuevo deberás registrarlo primero, si no sabes como registrar un cliente presiona aquí ¿Cómo registrar un cliente?
2. Elegir la fecha de la cita
3. Seleccionar una categoría y posteriormente el servicio que se va a realizar durante la cita
4. Seleccionar hora
5. Seleccionar empleado: aparecerán los empleados que tengas disponibilidad de acuerdo al horario seleccionado.
6. Por ultimo se debe presionar el botón agregar, si durante la cita se añadirán más servicios deberás modificar los campos de “categoría, servicio y empleado y presionar de nuevo el botón “agregar”.

Una vez llenados todos los campos presionar el botón Guardar para generar la cita

En este aparatado esta la información respecto a los empleados de la sucursal, mismos que podemos agregar, modificar o eliminar.

La interfaz inicial de la parte de empleados es la siguiente: aquí se muestran los empleados registrados dentro de cada sucursal.

¿Cómo agregar un empleado?

Para añadir a un empleado presiona el botón “Agregar empleado”, una vez presionado se abrirá la siguiente pestaña la cual deberás llenar de la siguiente manera:

1. Agregar su nombre y apellido
2. Puesto: Debes seleccionar uno de los puestos que aparecen dentro de la sucursal, en caso de no estar el puesto que desempeñará deberás ir a Puestos de trabajo y crear uno nuevo.
3. Añadir su número de teléfono
4. Agregar un correo electrónico y contraseña del empleado, con esta información el empelado podrá acceder a la app de empleados para ver las citas agendadas.
5. Rol: Si se le da rol de empleado, este con su correo y contraseña solo podrá iniciar sesión en la app de empleados, en caso de darle acceso como administrador, este podrá ingresar al sistema para hacer modificaciones en todas las herramientas. Se recomienda darle rol de administrador a aquel empleado que controlará la parte de la agenda, debido que al darle acceso como administrador el empleado podrá tener acceso a toda la información de la empresa.
6. Fecha de nacimiento del empleado.

Una vez llenado todos los campos debes presionar el botón Guardar para que se registre de manera exitosa al empleado.

¿Cómo editar la información de un empleado?

Para añadir y modificar la información de un empleado debes presionar el botón “Perfil”

Una vez presionado el botón “Perfil” se abrirá la siguiente pestaña, en la cual se debe configurar toda la información relacionada al empleado.

1 Información del empleado

Aquí puedes modificar la información del empleado, nombre apellido, teléfono, puesto, fecha de nacimiento correo y su fotografía.

2. Servicios del empleado

Deberás añadirle al empleado, aquellos servicios que el realiza dentro de tu empresa, esto con la finalidad de que el cliente pueda seleccionarlo al agendar una cita.

De igual manera aquí puedes añadir y eliminar los servicios del empleado, en caso de querer añadir un servicio adicionar que no aparece debes ir a Servicios para añadir un nuevo servicio a tu empresa.

3. Horario del empleado

En esta parte puedes configurar el horario laboral del empleado día por día. No olvides presionar Actualizar para realizar los cambios de manera exitosa.

4. Tiempo libre del empleado

Aquí podrás asignar o visualizar el tiempo libre de cada empleado, puedes añadir el tiempo que no estará laborando, por ejemplo, los días de vacaciones o incapacidad.

5. Contraseña

Con este botón podrás modificar la contraseña de la cuenta del empleado, creando una nueva para que este no pierda acceso al sistema.

Entrando a esta sección encontraremos todo respecto a nuestros clientes.

En la pantalla inicial de cliente podremos observar a todos los clientes que tengamos registrados en nuestra base de datos.

¿Cómo agregar un cliente?

Para agregar un cliente debes presionar el botón “Agregar cliente”, una vez presionado ese botón se abrirá la siguiente pestaña.

1. Cliente nuevo: Si el cliente nunca ha sido registrado, deberás llenar los campos con la información solicitada en la parte de arriba.

2. Buscar cliente: Si tu cliente ya se encuentra registrado en otra empresa que cuente con el sistema de OnTime, deberás colocar su correo o teléfono con el que se registró y realizar la búsqueda. Si el sistema lo encuentra te llenará en automático su información y solo debes llenar la información de la cita.

3. Información de la cita: Al momento de registrar un cliente te pedirá llenar la información de la cita que deseas agendar, en la cual debes seleccionar fecha, horario, servicio y empleado que la atenderá.

En este módulo podemos añadir los productos existentes en almacén, las ventas que se realicen, así como los gráficos de estas. El apartado de inventario cuenta con 3 subpestañas como se muestra a continuación:

Gráficas: En esta parte podrás visualizar los ingresos derivados de la venta de productos, en los campos marcados en rojo indicarás el mes que quieres ver y posteriormente te saldrá la gráfica como se muestra a continuación

En este apartado podemos observar y editar todos los productos que se tienen a la venta, así como añadir nuevos. La primera impresión al presionar el botón de productos es la siguiente.

¿Cómo agregar un producto?

Para añadir un producto en inventarios, deberás presionar el botón “Añadir producto” el cual te abrirá la pestaña siguiente, en la que debes llenar la información correspondiente.

Nombre, precio de compra del producto, precio de venta, lote y/o ubicación, fecha de vencimiento, Stock mínimo, IVA (esto es en caso de querer aplicar IVA al momento de realizar una venta, de lo contrario selecciona la opción 0%), proveedor y por último categoría (aquí puedes seleccionar una categoría o bien crear una nueva solo presionando el botón crear categoría). Una vez llenados todos los campos presiona el botón Guardar.

Botón de categorías. La funcionalidad de esta subpestaña es para visualizar y eliminar las categorías registradas.

Botón search. Este botón sirve para agilizar la búsqueda de un producto, ya que aquí solo colocas el nombre del producto y te lo muestra de inmediato.

Editar. Este botón te permitirá hacer cambios en todos los datos del producto.

Para llevar un mejor control de tu inventario, deberás indicar el motivo de salida del almacén, puede ser una venta al cliente o bien darle salida por uso cuando el producto se haya utilizado durante el servicio brindado.

En este apartado aparecen todas las salidas marcadas del almacén.

¿Cómo añadir una venta o salida de producto?

Para marcar una salida de almacén debes presionar el botón “Agregar venta/Uso” una vez presionado el botón se abrirá la siguiente pestaña

• Venta: Si es una venta debes indicar el nombre del cliente, el empleado que realiza la venta, en caso de haber un descuento se deberá colocar la cantidad y después presionar aplicar descuento, elegir el producto y la cantidad e indicar si se aplicará IVA o no. Una vez seleccionada toda la información mencionada anteriormente se deberá presionar el botón agregar producto y para finalizar guardar.

• Salida por uso: Si es salida por uso debes presionar el botón de salida por uso, y posteriormente llenar los campos que se te solicitan. La opción de añadir un comentario es para especificar más a detalle el motivo de salida del almacén, puede ser por caducidad, por robo, extravió o bien por uso del producto. Recuerda que, al darle salida del almacén por uso, saldrá a costo 0 para que esto no se vea reflejado como una ganancia dentro de tus gráficas de ventas.

• Detalles de la salida de almacén: para revisar la información de la salida de almacén debes presionar el botón detalles

Una vez presionado ese botón se te abrirá la siguiente pestaña en donde podrás visualizar toda la información correspondiente.

Aquí encontraremos un documento de Excel, al cual se podrán pasar los datos de sus clientes (en caso de tener un registro) para subirlos de manera masiva al sistema.

¿Cómo importar información de mis clientes?

Para agilizar el registro de sus clientes debes realizar los siguientes pasos

1. Descargar el documento Excel con el nombre clientes
2. Una vez lleno el documento deberás presionar el botón “Choose File” para seleccionar el archivo
3. Colocar la contraseña de la cuenta, para tener acceso a la importación de datos
4. Elegir en donde dice tabla la opción de clientes
5. Presionar el botón importar

Y ahora sí, los clientes importados aparecerán en la sección clientes.

Con esta herramienta podrás enviar publicidad y promociones a tus clientes mediante correo electrónico.

OnTime tiene diseñada algunas plantillas para ti, al abrir la pestaña de Email Marketing te aparecerán algunas

¿Cómo enviar correos con publicidad?

1. Seleccionar la plantilla que sea de tu agrado

2. Una vez seleccionado te aparecerá como se verá tu publicidad

3. Debes presionar el botón con el número 1 para empezar a llenar la plantilla con tus datos. Aquí debes llenar los campos con la siguiente información

4. Presionar el botón con el número 2 para continuar llenando la plantilla.

Una vez llenado todos los campos deberás colocar la cantidad de correos electrónicos que deseas enviar, estos se enviarán de manera aleatoria a tus clientes. En caso de querer visualizar la publicidad puedes enviártelo a tu correo.

En esta sección podemos visualizar las promociones existentes modificarlas, desactivarlas asó como crear nuevas.

¿Cómo crear una promoción?

Para crear una promoción debes presionar le botón “Crear promoción”. Una vez presionado el botón se abrirá la siguiente pestaña, en donde se debe agregar una breve descripción de la promoción, fecha de inicio y fin, seleccionar el servicio a promocionar y el tipo de promoción que es.

En caso de tener el plan OnTime Pro, puedes seleccionar la opción de enviarle esa promoción a tus clientes por mensaje de texto.

Una vez llenados todos los campos presionar “Agregar” para enviar tu promoción

Recuerda que todas las promociones que actives le llegarán a tu cliente mediante una notificación en la app de OnTime o bien por mensaje de texto según se haya configurado.